Foire aux questions (FAQ)

Comment puis-je changer le nom ou le courriel d’un usager?

Il n’est pas possible en ce moment de changer le nom d’un usager ou son courriel dans Sentinelle.

Une solution de contournement est de créer un nouveau compte usager et désactiver le compte usager associé au courriel actuel. Une fois ce dernier désactivé, il sera possible de transférer ses assignations de dossier au nouveau profil d’utilisateur avec le bouton Transférer des dossiers.

Quel navigateur puis-je utiliser?

Sentinelle garantie une compatibilité avec le navigateur Google Chrome seulement. Les autres navigateurs devraient fonctionner, mais certains comportements inattendus ou des erreurs pourraient survenir.

Que se passe-t-il après la période d’essai?

Avant la fin de la période d’essai, une décision est attendue d’un détenteur de compte d’adhérer ou pas à Sentinelle. Si la réponse est positive, la location commence le lendemain de la dernière journée de version d’essai. Dans le cas d’une réponse négative, l’équipe de support Sentinelle désactive l’espace client et dispose des données de façon sécuritaire.

Comment puis-je supprimer un élément (membre, dossier, évènement, document, etc.) dans Sentinelle?

Par souci de sécurité et de traçabilité, il n’est généralement pas possible de supprimer des données dans Sentinelle. Une opération d’archivage remplace la suppression et permet de masquer des données qui seraient erronées, dupliquées ou plus pertinentes.

Les fiches de membres peuvent être archivées en changeant le statut du membre à Archivé.

S’il s’agit d’un document ou d’un évènement, cela peut être fait en cliquant sur le bouton d’archivage .

Dans le cas d’un dossier de relations de travail, d’accidents de travail ou de déontologie, l’archivage se fait en créant un évènement d’archivage.

Les autres types de documents comme les libérations syndicales ont normalement un bouton Archiver haut de la page.

Comment puis-je restaurer un document ou dossier archivé?

L’opération d’archivage est réversible dans Sentinelle. Dans le cas d’un document, ceci se fait cliquant sur l’onglet Archivés dans la section Documents du dossier en question et ensuite cliquer sur le bouton Restaurer. Ce bouton est aussi disponible dans le centre de documentation.

S’il s’agit d’un dossier de relations de travail, d’accidents de travail ou de déontologie, il est possible d’ajouter un évènement Réouverture du dossier.

Dans le cas d’un membre, il suffit de changer son statut pour un autre qu’Archivé.

Pour tout autre dossier archivable, il suffit normalement de rentrer dans le dossier et de cliquer sur le bouton Restaurer, normalement en haut de la page.

Comment puis-je rapporter un problème ou un bogue dans Sentinelle?

Il est possible de rapporter un bogue dans Sentinelle en écrivant à [e-mail] ou directement à partir de l’application en cliquant sur le bouton "Clavardage". Vous pouvez également nous appeler au 1-888-370-2015 du lundi au vendredi de 9 h à 17 h heure de l’Est.

Pourquoi ne suis-je pas autorisé à faire certains changements de configuration de mon espace-client?

Afin de réduire le risque de demandes conflictuelles ou non autorisées, le service à la clientèle requiert que tout changement relatif à la configuration de votre espace-client soit demandé par un détenteur de compte. Des exemples de changements qui doivent être faits par des détenteurs de compte :

• Changements aux secteurs, fonctions, employeurs, natures de grief, conventions collectives, etc.
• Changements dans le forfait ou toute demande entraînant un coût facturable.

Un maximum de deux personnes peut être désigné comme détenteurs de compte pour une même organisation.

Puis-je faire des changements à mes évènements (pastilles) ou à mes listes de fonctions, de secteurs ou de natures?

Si vous êtes un détenteur de compte autorisé de votre organisation, il est possible de faire ajouter des éléments à ces listes en ouvrant un billet avec le service à la clientèle. L’ajout de nouveaux items dans les listes est gratuit, mais la fusion et le changement de nom des items actuels sont facturables puisqu’il nécessite une programmation et des tests. Vous pouvez obtenir une estimation des coûts en nous contactant.

Si vous n’êtes pas un détenteur de compte autorisé, demandez au détenteur de compte de votre organisation de faire la demande.

Est-il possible de personnaliser l’application?

Des configurations ou menus déroulants, comme les délais de grief, les natures, les évènements ou les rappels, peuvent être modifiés par un détenteur de compte de votre organisation en contactant notre service à la clientèle.

Il n’est par contre pas possible de faire des modifications à l’application, comme changer le nom ou la disposition des champs, ou encore changer la façon dont les fonctionnalités sont implémentées. 

Nous apprécions par contre vos commentaires et vos idées, et il est possible que nous ayons déjà une solution disponible pour vous! Si vous avez un enjeu et ne savez pas comment y faire face, contactez notre service à la clientèle, qui se fera un plaisir d’explorer avec vous comment Sentinelle peut répondre à votre besoin.

J’ai fait faire un ajout de secteurs et je ne les vois pas dans les menus.

Après la modification des secteurs par notre service à la clientèle, un administrateur de votre organisation doit modifier les permissions des usagers concernés afin de leur donner accès aux nouveaux secteurs.

Cela se fait via le module administration en choisissant le profil de l’usager voulu. Assurez-vous que l’usager a accès aux bons secteurs dans la section Secteurs au bas de son profil.

Pour que le changement soit effectif, l’usager doit se déconnecter puis se reconnecter à Sentinelle.

Comment désigner un nouveau détenteur de compte pour mon espace-client?

Le changement de détenteur de compte se fait par un détenteur de compte actuel au dossier en ouvrant un billet avec le service à la clientèle, par courriel ou par téléphone.

Assurez-vous de fournir les informations suivantes sur le nouveau détenteur :

• Son nom complet
• Sa fonction
• Son adresse de courriel
• Son numéro de téléphone
• Le détenteur actuel qu’il remplace, s’il s’agit d’un remplacement et non d’un ajout

Que dois-je faire, pour ne plus recevoir le journal quotidien?

Il n’est pas possible de désactiver l’envoi du journal quotidien. Il est envoyé par défaut à tous les usagers de Sentinelle. Toutefois, un utilisateur qui ne veut pas les recevoir pourrait créer une règle de suppression automatique dans son lecteur de courriel.

Comment puis-je mettre à jour les données de mes membres de façon automatisée et régulière?

Le module d’import dynamique, qui est offert en option, pourrait répondre à vos besoins. Veuillez communiquer avec nous pour une soumission personnalisée.

Que se passe-t-il avec nos données à la fin de notre abonnement à Sentinelle?

Si votre organisation annule son contrat de location de Sentinelle, nous procédons à désactivation de votre espace client et ferons une copie de l’intégralité de vos données, qui pourra être transmise sur demande aux personnes autorisées de votre organisation.

Est-il possible d’exporter des données dans Sentinelle?

Oui, l’export de données peut être fait dans plusieurs modules de Sentinelle. Les dossiers individuels peuvent être exportés au format PDF en utilisant le bouton Sommaire du dossier dans la section Informations générales du dossier en question. De plus, plusieurs exports en lots pour les données sont disponibles dans plusieurs formats en utilisant les options d’actions groupées et d’export, généralement trouvées dans le coin supérieur droit de la page principale de chaque module.

Qu’est-ce qu’un évènement (une pastille) dans Sentinelle et quelles informations peut-elle contenir?

Les évènements, aussi appelés les pastilles, sont des évènements ou des étapes de progression dans la vie syndicale d’un membre ou dans un dossier syndical. Celui-ci comporte minimalement une date et un nom. On peut facultativement y ajouter une description et des notes. La configuration des évènements disponibles pour votre organisation peut être modifiée par un détenteur de compte autorisé de celle-ci en contactant notre service à la clientèle.

Quelqu’un dans mon organisation a besoin d’un accès à Sentinelle, est-ce que le service à la clientèle peut lui créer un compte ou modifier les permissions d’un usager existant?

Le service à la clientèle de Sentinelle ne connait pas le fonctionnement de chaque organisation et ne peut donner ou enlever des accès ou des permissions à des usagers. À l’exception de l’usager administrateur initial, l’ajout d’un usager et la modification des permissions dans Sentinelle doit se faire par un usager de votre organisation ayant les droits d’accès au module d’administration.

Si vous n’avez pas accès au module d’administration, contactez notre service à la clientèle, qui se fera un plaisir de vous mettre en contact avec un administrateur Sentinelle de votre organisation.

Je ne souhaite plus recevoir le journal quotidien, est-il possible de le désactiver?

Tout administrateur peut désactiver ou activer le journal quotidien pour un usager à partir de son profil, dans le module d’administration.